Tutoriel
Publipostage de badges avec Word : la méthode complète
Oui, on peut faire des badges par publipostage Word + Excel. Voici la méthode honnête, pas à pas, avec ses pièges — puis l’alternative pour ceux qui préfèrent passer 5 minutes plutôt qu’une heure.
Étape 1 — Préparer la source Excel
Créez un classeur avec une ligne d’en-tête propre : Prénom, Nom, Société, Catégorie. Une donnée par colonne, pas de cellules fusionnées, pas de lignes vides au milieu. Enregistrez et fermez le fichier — Word refuse parfois une source ouverte.
Étape 2 — Configurer le document Word
Dans Word : Publipostage → Démarrer la fusion et le publipostage → Étiquettes. Aucun format d’étiquette standard ne correspond exactement à un badge A6 : choisissez Nouvelle étiquette et créez un format personnalisé de 105 × 148 mm, 2 colonnes × 2 lignes sur une page A4 en paysage (ou 1 × 1 sur A6 si votre imprimante gère ce papier). Vérifiez deux fois les marges : c’est ici que 90 % des publipostages se décalent.
Étape 3 — Insérer les champs de fusion
Sélection des destinataires → Utiliser une liste existante → votre fichier Excel. Dans la première étiquette, insérez les champs : «Prénom» «Nom» sur une ligne, «Société» en dessous, en réglant tailles et styles. Puis Mettre à jour les étiquettes pour propager aux autres cellules — le champ «Suivant» doit précéder chaque étiquette sauf la première, sinon tous vos badges porteront le même nom.
Étape 4 — Aperçu, fusion, impression
Aperçu des résultats pour contrôler quelques enregistrements — vérifiez surtout les noms les plus longs de votre liste, qui passent à la ligne ou débordent sans prévenir. Ajustez, puis Terminer & fusionner → Imprimer les documents. Imprimez une page test avant la série : les marges réelles de l’imprimante réservent parfois des surprises.
Les pièges classiques
- Les noms longs : Word ne réduit pas la police automatiquement — chaque débordement se corrige à la main après fusion.
- Le champ «Suivant» oublié : tous les badges affichent le même participant.
- Les marges d’impression : l’aperçu écran ne reflète pas les marges physiques de l’imprimante ; sans page test, la découpe tombe à côté.
- Les accents et le CSV : une source CSV mal encodée transforme « François » en « François » — passez par un vrai fichier .xlsx.
- Pas de traits de coupe : Word n’en génère pas ; la découpe se fait à l’œil ou à la règle.
L’alternative en 5 minutes
Si le but est d’avoir des badges (et non de pratiquer le publipostage), un outil dédié fait tout ça d’un coup : collez vos colonnes Excel dans BonBadge, les champs sont détectés automatiquement, les noms longs se réduisent d’eux-mêmes, et le PDF sort calibré avec traits de coupe — gratuitement, sans compte. Le publipostage reste un excellent outil… pour les courriers.
Questions fréquentes
Peut-on faire des badges par publipostage avec Word ?
Oui : fusion en mode « Étiquettes » avec un format personnalisé (105 × 148 mm pour un badge A6), source Excel, champs de fusion, puis impression. Comptez 30 à 60 minutes la première fois, pièges compris.
Pourquoi tous mes badges affichent-ils le même nom ?
Le champ « Suivant » (NextRecord) manque avant les étiquettes 2, 3 et 4. Utilisez « Mettre à jour les étiquettes » après avoir composé la première cellule pour l’insérer automatiquement.
Comment éviter que les noms longs débordent dans Word ?
Word ne réduit pas la police automatiquement : il faut repérer les noms longs après fusion et ajuster manuellement. C’est l’une des raisons de préférer un générateur dédié, qui auto-ajuste la taille du texte.
Existe-t-il un format d’étiquette Word pour badge A6 ?
Pas en standard : créez un format personnalisé de 105 × 148 mm (2 × 2 sur A4 paysage). Vérifiez les marges minimales de votre imprimante avant de lancer la série.